1. Verantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Kopfkino Video GmbH Königswall 15 32423 Minden Deutschland Vertreten durch den Geschäftsführer: Maximilian Cartal Telefon: 0571 50576615 E-Mail: hey@kopfkinovideo.de 2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vertragsanbahnung, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie zur technischen und wirtschaftlichen Optimierung unseres Online-Angebots erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse sowie Nutzungsdaten. 3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen: - Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilen - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht, insbesondere an einem sicheren, wirtschaftlichen und funktionalen Betrieb unserer Website sowie an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen und Geschäftsvorgängen Soweit für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 TDDDG. 4. Hosting und technische Bereitstellung der Website Unsere Website wird mit Onepage.io erstellt und technisch bereitgestellt. Im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere: - IP-Adresse - Datum und Uhrzeit des Zugriffs - aufgerufene Seiten und Dateien - Referrer-URL - Browsertyp und Browserversion - Betriebssystem - Hostname des zugreifenden Rechners - sonstige technische Verbindungsdaten Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der sicheren Bereitstellung der Website, der Systemstabilität, der Fehleranalyse sowie zur Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit im Rahmen der technischen Infrastruktur weitere Hosting- oder Infrastrukturdienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung oder sonst auf datenschutzrechtlich zulässiger Grundlage. 5. Domain, technische Infrastruktur und E-Mail-Versand über IONOS Für einzelne technische Leistungen, insbesondere im Zusammenhang mit Domainverwaltung sowie dem Versand geschäftlicher E-Mails und Angebotskommunikation, nutzen wir Leistungen von IONOS. Dabei können technische Kommunikations- und Verbindungsdaten verarbeitet werden, soweit dies zur Bereitstellung, Zustellung, Sicherheit und Dokumentation erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie – soweit geschäftliche Kommunikation oder Vertragserfüllung betroffen sind – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 6. Einwilligungsmanagement / Cookie-Einstellungen Auf unserer Website setzen wir ein Einwilligungs- bzw. Cookie-Management ein, um Ihre Entscheidungen zu optionalen Diensten wie Analyse- und Marketingtools zu dokumentieren und technisch umzusetzen. Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - Einwilligungsstatus - Zeitpunkt der Einwilligung oder Ablehnung - Browserinformationen - Geräteinformationen - pseudonyme Kennungen - IP-Adresse in technisch erforderlichem Umfang Die Verarbeitung erfolgt zum Nachweis erteilter oder verweigerter Einwilligungen sowie zur datenschutzkonformen Steuerung optionaler Dienste. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den datenschutzrechtlichen Nachweispflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 7. Onepage Analytics Wir nutzen Onepage Analytics zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Dabei werden Nutzungs- und Interaktionsdaten verarbeitet, um Reichweite, Nutzung und Performance unserer Website besser zu verstehen. Nach unserem derzeitigen Einsatz dient Onepage Analytics ausschließlich der internen statistischen Auswertung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung ohne Einwilligung in datenschutzrechtlich zulässiger Weise erfolgt. Soweit im konkreten Einzelfall eine Einwilligung erforderlich sein sollte, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG. 8. Google Analytics Wir nutzen Google Analytics zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. Anbieter ist Google. Google Analytics ermöglicht uns, die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - aufgerufene Seiten - Nutzungsverhalten - Verweildauer - Interaktionen - technische Geräte- und Browserinformationen - ungefähre Standortdaten - Referrer-Daten - IP-bezogene Informationen in technisch erforderlichem Umfang - pseudonyme Kennungen Google Analytics wird auf unserer Website nur aktiviert, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. 9. Google Tag Wir nutzen den Google Tag zur technischen Einbindung und Steuerung von Google-Diensten auf unserer Website. Der Google Tag selbst dient insbesondere dazu, Mess- und Analysefunktionen technisch auszulösen und zu verwalten. Soweit über den Google Tag Analyse- oder Marketingdienste geladen werden, geschieht dies nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 TDDDG, soweit der Google Tag für einwilligungspflichtige Dienste eingesetzt wird. Soweit technisch notwendige Funktionen betroffen sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 10. Google Cloud Console / Google Cloud-Dienste Soweit wir Google Cloud-Dienste bzw. die Google Cloud Console zur technischen Verwaltung, für Integrationen, Schnittstellen oder zur Bereitstellung einzelner technischer Funktionen nutzen, können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, sofern dies für den jeweiligen technischen Zweck erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für Administration, Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder technische Bereitstellung notwendig ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie – soweit eine konkrete Anfrage oder ein Vertragsverhältnis betroffen ist – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 11. Meta Pixel Wir nutzen auf unserer Website den Meta Pixel. Anbieter ist Meta. Mit dem Meta Pixel kann nachvollzogen werden, wie sich Nutzer nach dem Klick auf eine Meta-Anzeige auf unserer Website verhalten. Dadurch können wir die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen messen und Inhalte sowie Kampagnen optimieren. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - aufgerufene Seiten - Interaktionen und Ereignisse - technische Geräte- und Browserdaten - Referrer-Daten - pseudonyme Kennungen - IP-Adresse in technisch erforderlichem Umfang Der Meta Pixel wird nur aktiviert, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. 12. Kontaktformular über Onepage.io Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - Name - Telefonnummer - E-Mail-Adresse - Unternehmen - Inhalt Ihrer Nachricht - Datum und Uhrzeit der Übermittlung - technische Metadaten der Anfrage Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Kontaktaufnahme, der Vertragsanbahnung sowie der internen Dokumentation des Anfrageverlaufs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. In sonstigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 13. Telefonische und anschließende E-Mail-Kontaktaufnahme Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, nehmen wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage zunächst telefonisch und anschließend per E-Mail Kontakt mit Ihnen auf. Diese Kontaktaufnahme erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage und nicht zu Werbezwecken, sofern keine gesonderte Einwilligung für Werbung vorliegt. Im Rahmen dieser Kontaktaufnahme verarbeiten wir insbesondere: - Name - Telefonnummer - E-Mail-Adresse - Kommunikationsinhalte - Gesprächs- und Kontaktvermerke - Zeitpunkte der Kontaktaufnahme Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 14. E-Mail-Kommunikation über Google Mail / Google Workspace Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Google Mail bzw. Google Workspace. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für den Versand, Empfang und die Bearbeitung von E-Mails erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere: - Absender- und Empfängerdaten - E-Mail-Adresse - Betreff - Nachrichteninhalt - Anhänge - Zeitpunkte der Kommunikation - technische Protokolldaten Die Verarbeitung erfolgt zur Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern sowie zur Bearbeitung von Anfragen und Geschäftsvorgängen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 15. Telefonische Kommunikation über O2 Für die telefonische Kontaktaufnahme und Kommunikation nutzen wir Mobilfunk- und Telekommunikationsleistungen von O2. Dabei können im erforderlichen Umfang insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - Telefonnummern - Verbindungsdaten - Zeitpunkte und Dauer von Anrufen - Gesprächsinhalte, soweit diese im Rahmen der Kommunikation anfallen und dokumentiert werden Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vertragsanbahnung, zur Durchführung geschäftlicher Kommunikation und zur internen Nachvollziehbarkeit von Kontaktvorgängen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 16. Dokumentation von Anfrage- und Kontaktverläufen in Trello Zur strukturierten Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen und Kontaktverläufen nutzen wir in der Akquisephase Trello. Dort speichern wir interessentenbezogene Informationen nur in dem Umfang, der zur Nachverfolgung und Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Hierzu können insbesondere gehören: - Name - Unternehmen - Telefonnummer - E-Mail-Adresse - Status der Anfrage - Gesprächsnotizen - interne Bearbeitungsvermerke - Zeitpunkte und Verlauf der Kontaktaufnahme Die Speicherung in Trello erfolgt zum Zweck einer geordneten, effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Interessentenanfragen und Vertriebsprozessen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragsanbahnung dient, sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten aus der Akquisephase speichern wir in Trello grundsätzlich für bis zu 90 Tage, sofern nicht eine weitere Verarbeitung aufgrund eines Vertragsverhältnisses, gesetzlicher Pflichten oder berechtigter Interessen erforderlich ist. 17. Angebots- und Geschäftsvorgänge über Lexware Office / lexoffice Zur Erstellung und Verwaltung von Angeboten sowie zur kaufmännischen Abwicklung nutzen wir Lexware Office / lexoffice. Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: - Name - Unternehmensdaten - Anschrift - Kontaktdaten - Angebots- und Vorgangsdaten - Kommunikationsdaten - abrechnungs- und steuerrelevante Daten Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Angebotserstellung, Vertragsanbahnung, kaufmännischen Abwicklung, Dokumentation und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. 18. Empfänger personenbezogener Daten Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Stellen weitergegeben, die sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vertragsabwicklung, zur Kommunikation oder zur technischen Betreuung benötigen. Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt insbesondere an folgende Kategorien von Dienstleistern, soweit dies erforderlich ist: - Website- und Hostingdienstleister - Analyse- und Trackingdienstleister - E-Mail- und Cloud-Dienstleister - Telekommunikationsdienstleister - CRM- und Projektmanagement-Dienstleister - Anbieter kaufmännischer Software - technische Infrastruktur- und Integrationsdienstleister 19. Drittlandübermittlungen Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne der von uns eingesetzten Dienstleister personenbezogene Daten auch in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder dass ein Zugriff aus solchen Staaten möglich ist. Soweit hierbei Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen. Insbesondere können dies sein: - ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission - Standardvertragsklauseln - sonstige geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO Bitte beachten Sie, dass bei US-Anbietern trotz vertraglicher und organisatorischer Schutzmaßnahmen nicht in jedem Fall ein mit der EU identisches Datenschutzniveau garantiert werden kann. 20. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen gilt: - Daten aus Kontaktanfragen speichern wir für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage und darüber hinaus nur, soweit dies zur Dokumentation, Anschlusskommunikation oder Vertragsanbahnung erforderlich ist. - Daten in der Akquisephase speichern wir in Trello grundsätzlich für bis zu 90 Tage. - Angebots-, Vertrags- und abrechnungsbezogene Daten speichern wir im Rahmen der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten so lange, wie wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. - Einwilligungsdaten speichern wir so lange, wie dies zum Nachweis Ihrer Einwilligung oder deren Widerrufs erforderlich ist. - Daten aus Analyse- und Marketingtools speichern wir entsprechend den jeweils technisch eingerichteten Speicherfristen oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. 21. Widerruf von Einwilligungen Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Den Widerruf können Sie insbesondere über die Cookie-Einstellungen der Website oder durch eine Nachricht an uns erklären. 22. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wenn wir personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Eine werbliche Nutzung Ihrer Anfrage erfolgt jedoch nur, wenn hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage vorliegt. 23. Ihre Rechte Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht: - auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO - auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO - auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO - auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO - auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO - auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO - auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns, z. B. per E-Mail an hey@kopfkinovideo.de. 24. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist insbesondere: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) https://www.ldi.nrw.de Sie können sich jedoch auch an jede andere zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden. 25. Datensicherheit Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, unbefugte Offenlegung oder unzulässige Veränderung zu schützen. 26. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: Mai 2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.